(gem. Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO))
Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für unser Unternehmen.
Nachfolgend informieren wir über die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Prokon:
1. Verantwortliche Stelle
Für die Datenerhebung und -verarbeitung ist die
PROKON Regenerative Energien eG
Kirchhoffstraße 3
D-25524 Itzehoe
Telefon: +49 4821 6855-0
Telefax: +49 4821 6855-200
E-Mail: Mitglieder@prokon.net
Internet: prokon.energy
verantwortlich.
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter der E-Mail Adresse: dsb@prokon.net
3. Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten und die von sonstigen Dritten (z.B. einer Auskunftei) berechtigt übermittelt werden. Zu den personenbezogenen Daten zählen insbesondere Ihre Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse und andere Kontaktdaten) sowie abhängig vom jeweiligen Vertragsverhältnis weitergehende Legitimationsdaten (Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Ausweisdaten), Verbrauchserfassungsdaten (Wärme und Warmwasser), Zahlungsdaten (Bankverbindung, SEPA-Mandat) und Steuerdaten (Freistellungsauftrag, Kirchensteuermerkmal)
4. Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der Begründung und Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Erfüllung des Vertrages. Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung zahlreicher gesetzlicher Verpflichtungen. Dazu zählen beispielsweise:
die Pflicht zum Führen der Mitgliederliste nach dem Genossenschaftsgesetz,
die Pflicht zur Identifizierung und Identitätsprüfung von Vertragspartnern nach dem Geldwäschegesetz,
die Pflicht eine jährliche Generalversammlung durchzuführen
Dividendenausschüttung
die Pflicht zum Kirchensteuerabzug bei Kapitalerträgen,
die Pflicht zur Sanktionslistenprüfung gemäß der EU-Anti-Terror-Verordnungen.
Schließlich verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (z.B. Behörden) wie beispielsweise:
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
Gewährleistung der IT-Sicherheit.
5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
a) Die Verarbeitung der o.g. personenbezogenen Daten ist auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 DSGVO durch die nachfolgend unter Buchstabe b) genannten Gründe gerechtfertigt.
b) Die folgenden Rechtfertigungsgründe gemäß Art. 6 Abs.1 Satz 1 DSGVO bestehen unabhängig voneinander und erlauben daher jeweils für sich allein die beschriebene Verarbeitung der jeweils betroffenen, oben unter Punkt 3.) genannten personenbezogenen Daten:
aa) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist zunächst Art. 6 Abs.1 Satz 1 Buchstabe b) DSGVO.
(1) Danach ist die Verarbeitung der oben unter Punkt 3.) genannten Daten erforderlich für den Abschluss bzw. die Durchführung der Mitgliedschaft, sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage des Mitglieds hin erfolgen.
(2) Die Bereitstellung der oben genannten Daten durch das Mitglied ist gesetzlich durch das Genossenschaftsgesetz und die Satzung der PROKON Regenerative Energien eG vorgeschrieben sowie für den Abschluss bzw. die Durchführung der Mitgliedschaft im Sinne von Art. 13 Abs. 2 Buchstabe e) DSGVO erforderlich. Das Mitglied ist dazu verpflichtet, die oben unter Punkt 3.) genannten Daten der PROKON Regenerative Energien eG bereit zustellen. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten wäre eine ordnungsgemäße Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses nicht möglich.
bb) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist weiterhin Art.6 Abs.1 Satz 1 Buchstabe c) DSGVO
(1) in Verbindung mit den gesetzlichen Verpflichtungen des Genossenschaftsgesetzes ,
(2) in Verbindung mit den steuerrechtlichen Gesetzesvorschriften über den Einbehalt und die Abführung von Steuern.
cc) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist ferner Art. 6 Abs.1 Satz 1 Buchstabe f) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der PROKON Regenerative Energien eG als Verantwortlicher erforderlich, nämlich z.B. zur Verteidigung gegenüber Ansprüchen aller Art aus dem Mitgliedschaftsverhältnis oder aufgrund damit in Zusammenhang stehender Umstände. Diese Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung besteht nicht, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Mitglieds als betroffene Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.
6. Datenempfänger
a) Eine Ãœbermittlung der personenbezogenen Daten des Mitglieds an Dritte zu anderen als den im Folgenden unter Punkt b) genannten Zwecken findet nicht statt.
b) Soweit dies gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b) oder Buchstabe c) DSGVO für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, können personenbezogene Daten des Mitglieds an Dritte weitergegeben werden. Die weitergegebenen Daten dürfen von den Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Zu diesen Dritten gehören insbesondere folgende Stellen und Personen:
IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhäuser für EDV-Anwendungen (z.B. externe IT-Administration, ERP-Systemhersteller, Durchführung der qualifizierten digitalen Signatur etc.)
Steuerberater
Wirtschaftsprüfer
Berater
Rechtsanwälte
Inkasso-Unternehmen, Auskunfteien
Banken
Dienstleister welche zur Durchführung der Generalversammlung eingesetzt werden
Ämter, Behörden und Gerichte
7. Speicherdauer
Im Rahmen der Vertragsanbahnung/Vertragserfüllung erhobene Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden (z.B. vollständige Vertragsbeendigung) und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Nach § 257 Abs. 1 Nr. 3 Handelsgesetzbuch sind wir verpflichtet, Handelsbriefe (bzw. Ablichtungen), zu denen auch Ihr Stromantrag gehört für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt nach § 257 Abs. 5 mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Handelbrief empfangen worden ist.
Soweit Daten Gegenstand steuerlicher Vorgaben sind, richtet sich die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abgabenordnung und beträgt 6 bzw. 10 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
8. Betroffenenrechte
Sofern die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, besteht auf Ihrer Seite ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO.
Darüber hinaus haben Sie ggf. ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21. DSGVO).
Beruht die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung, können Sie eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit uns gegenüber widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO die Möglichkeit, Beschwerde bei der zuständigen Landesdatenschutzbehörde zu erheben. Im Falle der PROKON Regenerative Energien eG ist dies die zuständige Aufsichtsbehörde:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Marit Hansen
Postfach 71 16
24171 Kiel
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Telefon: 04 31/988-12 00
Telefax: 04 31/988-12 23
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Homepage: www.datenschutzzentrum.de
9. Herkunft der Daten
Wir haben Ihre Daten von Ihnen erhalten.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
11. Ãœbermittlung in Drittstaaten
Eine Ãœbermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittstaaten findet nicht statt.
12. Besonderer Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei an die unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten erfolgen.
Mon & Tue: 8:00 – 12:00 and 13:00 – 16:00
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